Aspectos a tomar en cuenta al confirmar asistencia a la fiesta

No basta con entregar invitaciones físicas y/o digitales, si quieres tener un mayor control con respecto a lo que ocurrirá en la fiesta, una de las cosas que debes tomar en cuenta es que exista un control de los invitados.

Esta es una actividad que puedes delegar en alguien porque es sencilla, pero si no se realiza puede ocasionar inconvenientes el día de la fiesta así que lo recomendable es prevenir.

Para que puedas realizar la confirmación de asistencia con éxito, es necesario que la persona que lo vaya a realizar tenga a la mano el listado de los nombres de los invitados a la fiesta con la cantidad exacta de personas que cubre cada invitación al evento. Por ejemplo: Juan Álvarez (2), Constanza Silva (3) con sus respectivos números de teléfono.

La confirmación se debe realizar al menos 1 semana por anticipado para que se puedan llenar los asientos de las personas que declinen la invitación.

La mejor manera de realizar estas confirmaciones con llamadas cortas realizadas por una persona ajena a la familia anfitriona o al organizador del evento.

Para que la llamada sea corta y no intervenga con la rutina o las ocupaciones de los invitados al evento es necesario que ya exista un guión (speech) claro de lo que se le va a decir al interlocutor, este debe contener lo siguiente:

  • Lenguaje claro, preciso y educado.
  • Recordatorio de la fecha, día, hora y lugar exacto del evento.
  • Énfasis en la cantidad de invitados asignados en su tarjeta de invitación.
  • Recomendaciones generales, como llegar puntualmente, sí hay estacionamiento en el recinto o es preferible usar taxi, entre otros.
  • En caso de que durante la llamada el invitado diga que necesita llevar a alguien más, es necesario que se le recuerde educadamente que se tiene una cantidad de invitados límite, por lo que no se puede sobrepasar la cantidad de personas indicada en su invitación.
  • Precisamente para estos casos es que es preferible que las llamadas sean realizadas por alguien ajeno a la familia, para no poner en una situación incómoda a los anfitriones y los invitados.

Una vez estén confirmados todos los invitados a la fiesta, se procede a realizar una lista con sus nombres en orden alfabético y colocando al lado del nombre la cantidad de personas invitados en su invitación y su lugar asignado en la fiesta (si es por mesa, sección o espacio). Ejemplo: Constanza Silva (3), mesa 8.

La persona encargada de realizar las llamadas debe ser cálida, cortés, pero a la vez firme para poder llevar un control de la información y no dejarse sobrepasar por lo que su interlocutor pueda decirle, sino que se mantenga apegada al guión realizado previamente.

Si tú eres el encargado de realizar las llamadas y te cuesta decir la información claramente a los entrevistados debido al miedo a lo que ellos puedan pensar al respecto, no te preocupes, es parte de tu trabajo.